UTS ( Sistem Pengendalian Manajemen )

Ujian Sistem Pengendalian Manajemen

Dosen     : Dhyah Setyorini, M.Si., Ak.

1.     Mengapa penting untuk mengetahui karakteristik perencanaan strategi,  pengendalian manajemen, dan pengendalian tugas?

     Perencanaan strategis : adalah proses memutuskan program-program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang akan dialokasikan ke setiap program selama beberapa tahun kedepan( jangka panjang ).
Oleh karena itu,perencanaan strategis menjadi penting untuk dipelajari karena  perencanaan strategis sebagai sebuah proses  yang sistematis untuk memutuskan bagaimana mengimplementasikan strategi dalam proses penentuan strategi manajemen serta menjelaskan bagaimana keputusan strategis akan diimplementasikan.

Selain itu perencanaan strategis bagi organisasi juga menjadi kerangka kerja dalam mengembangkan anggaran tahunan,sehingga membuat anggaran operasi yang efektif.Menjadi alat pengembang manajemen yaitu sebagai alat pendidikan dan pelatihan manajemen untuk memberikan para manajer suatu pemikiran strategi dan implementasinya,juga menjadi mekanisme yang akan memaksa para manajer untuk berpikir jangka panjang mengenai penciptaan masa depan ( karena manajer cenderung berpikir taktis dan urusan rutin ).Alat untuk mengkomunikasikan manajer dengan strategi jangka panjang organisasi/perusahaan melalui debat,diskusi,dan negoisasi yang terjadi selama proses perencanaan untuk mengklarifikasi strategi organisasi,sehingga menyatukan dan menyejajarkan manajer dengan strategi,dan mengungkapkan implikasi dari strategi organisasi / perusahaan bagi manajer.Sehingga tercapainya tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi/perusahaan.

     Pengendalian Manajemen menjadi penting untuk dipelajari karena pengendalian manajemen para manajer dapat melaksanakan suatu usaha yang digunakan untuk menjamin sumber daya perusahaan digunakan secara efektif dan efisien ( dengan menggunakan semua metode,prosedur,sarana,termasuk sistem pengendalian manajemen dan proses untuk mempengaruhi orang lain ; memotivasi,memberi semangat,memberi kritik,menyakinkan,mendesak sehingga kebijakan dan strategi organisai/perusahaan dapat dipatuhi).Selain itu pengendalian manajemen  membantu menjaga keseimbangan semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkordinasi,juga digunakan sebagai pengukuran dalam perbaikan terhadap pelaksanaan tujuan dan rencana,serta berfungsi untuk mengembangkan,merevisi standar yang menjadi ukuran pelaksanaan dan pedoman juga contoller agar pelaksanaan sesuai standar.

     Pengendalian tugas selain perencanaan strategis dan pengendalian manajemen mempelajari pengendalian tugas juga menjadi hal yang penting,ini dikarenakan untuk mencapai tujuan perusahaan selain diperlukan 2 hal tersebut juga diperlukan pengendalian tugas yang merupakan suatu proses untuk menjamin bahwa suatu pekerjaan/tugas dilakukan dengan cara efektif dan efisien dengan memperinci prosedur-prosedur pekerjaan individual yang terdiri dari 3 bidang melalui identifikasi titik-titik kegiatan di bidang-bidang dimana penyimpangan dari rencana mungkin terjadi,memilih teknik dan metode pengendalian yang sesuai untuk setiap bidang,peninjauan terus-menerus untuk memastikan bahwa sistem cukup memadai untuk pengendalian dan tanpa mengabaikan sistem pengendalian ini .

2.     Carilah slogan organisasi/perusahaan (profit/nonprofit-oriented) yang anda kenal, dan nilailah apakah slogan tersebut sesuai dengan kinerja organisasi tersebut.

           “Kerja Keras adalah Energi Kita” itulah slogan yang diusung oleh PT Pertamina, perusahaan yang bergerak di bidang pertambangan,pengolahan dan distribusi minyak dan gas terbesar di Indonesia.Sebagai perusahaan milik negara  yang mengelola minyak dan gas,maka Pertamina mempunyai kewajiban untuk menyediakan berbagai kebutuhan gas dan bahan bakar minyak bagi rakyat indonesia,akan tetapi untuk saat ini masih terdapat banyak masalah yang terjadi terkait penyediaan BBM dan gas bagi rakyat indonesia,mulai dari pemberian subsidi yang tidak tepat sasaran ( hal ini terlihat masih banyaknya kendaraan terutama mobil mewah yang masih membeli bahan bakar yang disediakan khusus untuk subsidi ) penyediaan tabung gas 3kg,yang sering meledak sehingga meresahkan masyarakat. “Kerja Keras adalah Energi Kita” sebagai sebuah slogan baru yang bahkan kemudian disosialisasikan melalui lomba blog diharapkan tidak hanya menjadi “jargon semata” tetapi agar dapat dipahami dan kemudian direalisasikan karena pada kenyataannya permasalahan yang ada lebih banyak terkendala teknis pelaksanaan baik penyaluran bbm bersubsidi maupun tabung gas  3 kg,selain itu tingkat KKN ( korupsi,kolusi dan nepotisme ) yang tinggi juga masih terjadi di Bumn ini yang pada kenyataannya malah mengerogoti kinerjanya,seharusnya dengan kemampuan kualitatif dan kuantitatif baik dari segi sumber daya manusia dan ekonomi Pertamina bisa meningkatkan kualitas kerja,pelayanan dan pengabdian sebaik mungkin kepada seluruh lapisan masyarakat.

3.       Mengapa pengendalian terhadap pusat biaya kebijakan lebih sukar daripada pengendalian terhadap pusat biaya teknis?

Ø  Kendala yang dihadapi didalam pengendalian pusat biaya kebijakan lebih sukar dibanding pusat biaya teknis hal ini dapat ditinjau dari segi penyusunan anggaran,pengendalian keuangan dan pengukuran kinerja.

Ø  Penyusunan anggaran : pada pusat biaya teknis, sangat mungkin untuk mengestimasikan jumlah yang benar dari biaya yang akan dikeluarkan untuk menghasilkan suatu tingkat output, sedangkan pusat biaya kebijakan membuat anggaran yang menjelaskan jumlah yang akan dipakai dengan menentukan tingkat kepentingan pekerjaan atau pekerjaan yang paling diutamakan, tetapi tidak mungkin untuk menentukan dengan tepat tingkat optimum dari biaya.Walaupun didalam pusat biaya kebiajakan penentuan biaya dengan menggunakan kebijakan tidak berarti bahwa  penilaian manajemen mengenai biaya optimum bersifat mendadak dan sembarangan.Melainkan mencerminkan keputusan pihak manajemen berkaitan dengan kebijakan-kebijakan tertentu : apakah akan menyamai atau melampaui upaya pemasaran yang dilakukan pesaing,tingkat pelayanan yang diberikan kepada konsumen,dan jumlah uang yang dikeluarkan untuk aktivitas litbang,perencanaan,keuangan,hubungan masyarakat,dan aktivitas lainnya.Selain itu di dalam pusat biaya kebijakan, selisih antara anggaran dan biaya yang sesungguhnya bukanlah ukuran efisiensi. Hal tersebut hanya merupakan selisih antara input yang dianggarkan dan input yang sesungguhnya, serta tidak mencakup nilai output. Jika biaya yang sesungguhnya tidak melebihi jumlah anggaran, maka pihak manajer sudah “sesuai dengan anggaran” akan tetapi karena, anggaran tidak dimaksudkan untuk meramalkan jumlah pengeluaran yang optimum, maka menjalankan usaha dalam batas-batas anggaran yang ada tidak selalu berarti menunjukkan kinerja yang efisien.

Ø  Pengendalian keuangan : Tujuan dari pusat biaya kebijakan teknis menjadikan biaya menjadi kompetitif dengan pengaturan standar dan pengukuran biaya aktual yang bertentangan dengan standar.tujuan utamanya adalah untuk mengendalikan biaya berdasarkan ijin manajer untuk berpartisipasi dalam perencanaan,berdiskusi,dan penentuan  tugas yang harus dijalankan.Dalam pusat biaya kebijakan, pengendalian keuangan secara umum dilakukan pada tingkatan perencanaan sebelum biaya muncul,sedangkan terkadang permasalahan timbul pada proses pengimplementasian oleh karena itu hal ini menjadi permasalahan tersendiri dalam pengendalian keuangan.

Ø  Pengukuran kinerja : Ukuran kinerja pusat biaya teknik adalah efisiensi (rasio output dengan input), sedangkan ukuran kinerja pada pusat biaya kebijakan adalah kemampuan pusat pertanggungjawaban dalam melaksanakan program-program yang direncanakan dengan batas biaya yang dianggarkan..Bila dua tipe pusat pertanggungjawaban tidak dibedakan secara hati-hati, manajemen kemungkinan keliru memperlakukan laporan performa pusat biaya kebijakan sebagai yang ditunjukkan dari efisiensi unit, demikian juga dalam memotivasi keduanya dalam membuat keputusan pengeluaran untuk menghabiskan lebih sedikit dari yang jumlah yang dianggarkan, di mana sebaliknya akan menurunkan output.

4.     Justin Bieber adalah pegawai sebuah recording company. Pada suatu pertemuan dewan direksi, J. Bieber mengusulkan hal sebagai berikut:

a.     Bagian produksi dan bagian pemasaran diperlakukan sebagai pusat laba, sedang bagian-bagian yang lain dijadikan pusat biaya.

b.     Bagian produksi menghasilkan CD yang kemudian dianggap dijual ke bagian pemasaran. Sebaiknya, bagian pemasaran dianggap membeli dari bagian dari produksi dan kemudian menjualnya ke distributor. Dengan demikian dapat dihitung laba kedua pusat biaya tersebut. Akibatnya, efisiensi dan efektivitas kedua pusat biaya tersebut dapat dkendalikan.

Setujukan anda dengan usulan J. Bieber tersebut?

a.Saya setuju dengan usulan justin bieber untuk menjadikan bagian produksi dan pemasaran diperlakukan sebagai pusat laba,saya menyetujui hal tersebut dengan berbagai pertimbangan antara lain ;

Ø  Pembentukan pusat laba pada Bagian pemasaran dengan cara membebankan harga pokok penjualan.Harga tersebut akan memberikan informasi yang relevan mengenai trade optimum biaya dan pendapatan yang dilakukan oleh manajer pemasaran.harga yang dibebankan pada manajer pemasaran harus ditetapkan berdasar biaya standar,bukan dari biaya sesungguhnya dari produk yang terjual,sehingga efisiensi dapat diukur.

Ø  Bagian produksi biasanya diperlakukan sebagai pusat biaya,dimana kinerja manajernya diukur dari efisensinya yaitu melakukan kegiatan dengan menggunakan biaya sesuai atau dibawah dari standar biaya yang ditetapkan.Hal ini menyebabkan :

a.Manajer akan mengabaikan kualitas untuk dapat menekan biaya.

b.Manajer akan menolak untuk mengubah pola kegiatan produksinya dalam rangka untuk memenuhi kebutuhan konsumen yang sedang meningkat.

c.Manajer akan menolak meningkatkan kualitas produk yang dirasa sulit,karena akan menyebabkan peningkatan biaya.Untuk mengatasi permasalahan tersebut,maka fungsi produksi dapat diperlakukan sebagai pusat laba dengan cara membebankan produk yang dijual dikurangi biaya pemasaran.

Oleh karena kekurangan tersebut maka dengan menjadi pusat laba maka bagian produksi bertugas mencari laba juga mengatur pendapatan dan biaya ( laba ) sehingga akan lebih meningkatkan kualitas.

Ø  Selain itu,dengan menjadi pusat laba bagian produksi dan pemasaran mempunyai indikator kinerja yang lebih komprehensif dibandingkan jika harus menggunakan beberapa indikator.

Ø   Dengan menjadi pusat laba maka bagian produksi dan pemasaran menjadi lebih independen,dan memudahkan kantor pusat untuk memperoleh informasi yang profitabilitas dari komponen produk-produk perusahaan.

Ø  Sebagai pusat laba produksi dan pemasaran memperoleh berbagai keunggulan baik dalam kebebasan inisiatif,dan imajinasi,kualitas keputusan dan kesadaran akan laba lebih meningkat.

b.Saya pun setuju dengan usul Justin bieber yang kedua hal ini dilakukan untuk tujuan diversifikasi, dengan divisonalisai ( proses pembentukan divisi-divisi yang berperan sebagai pusat laba, yang diserahi fungsi produksi, pemasaran dan diberi tanggung jawab untuk menghasilkan laba yang sepadan dengan investasi yang ditanam dalam bisnis divisi).Manajemen juga mewajibkan suatu divisi untuk memilih sumber pengadaan dari divisi lain dalam perusahaan ketimbang dari luar perusahaan, hanya jika hal ini bisa menguntungkan perusahaan secara keseluruhan. Dengan adanya kebijakan manajemen puncak ini, manajer divisi yang terlibat dipaksa untuk merundingkan harga transfer ( tranfer pricing ).Dalam penentuan harga transfer ada dua divisi yang terlibat: divisi penjual, yang mentransfer barang atau jasa dan divisi pembeli, yang menerima transfer barang atau jasa dari divisi penjual. Dari dua konsep harga transfer di atas, penetuan harga transfer yang memiliki potensi untuk menimbulkan banyak masalah adalah penentuan harga transfer barang antar divisi sebagai pusat laba yang adil bagi divisi yang terlibat,bagi divisi penjual harga transfer merupakan pendapatan yang pada gilirannya merupakan unsur laba yang dipakai sebagai dasar penilaian kinerja, sehingga adanya transfer barang ke divisi pembeli harus mengandung unsur biaya di dalamnya.Oleh karena itu dapat ditarik sebuah kesimpulan dengan penerapan kebijakan tersebut maka efesiensi dan efektivitas dari divisi pemasaran dan efektivitas dapat dikendalikan karena menggunakan laba ( pendapatan dan beban ) sebagai kinerja komperehensif.

5.     Seorang manajer menyatakan bahwa depresiasi dengan metode anuitas selalu menghasilkan ROI yang stabil. Untuk membuktikannya dia memberi data di bawah ini dan Anda dipersilahkan untuk menghitungnya sendiri.

Data: Harga aktiva Rp100.000.000,00 umur aktiva 5 tahun dengan nilai residu 0. Depresiasi dengan metode anuitas bunga 10%. Laba perusahaan selama 5 tahun adalah sebagai berikut:

Tahun	Laba
1	Rp25.000.000,00
2	Rp20.000.000,00
3	Rp15.000.000,00
4	Rp10.000.000,00
5	Rp5.000.000,00

Apa komentar saudara?

Jawab              :Bunga 10%; 5 tahun = 3,7908 à dari table anuitas (NPV)

Analisis ROI   :Bunga 10%; 5 tahun = 3,7908

3,7908 X = Rp 100.000.000

            X = Rp 100.000.000 : 3,7908

                = Rp 26.379.656

Tahun 1 :

Nilai Buku = Nilai Buku Awal - Arus Kas Masuk = 100.000.000 - 26.379.656 = 83.620.344

Pend. Bunga = 10% x Nilai Buku = 10% x 100.000.000 = 10.000.000

Depresiasi = Arus Kas Masuk - Pend. Bunga = 26.379.656 - 10.000.000 = 16.379.656

Tahun	Nilai Buku Awal	Arus Kas Masuk	Pend. bunga	Laba Bersih	Depresiasi	ROI
	100.000.000
1	83.620.344	26.379.656	10.000.000	25.000.000	16.379.656	25%
2	65.602.722	26.379.656	8.362.034	20.000.000	18.017.622	24%
3	45.783.338	26.379.656	6.560.272	15.000.000	19.819.384	23%
4	23.982.016	26.379.656	4.578.334	10.000.000	21.801.322	22%
5	562	26.379.656	2.398.202	5.000.000	23.981.454	21%

Dari perhitungan diatas,perhitungan depresiasi dengan metode anuitas ternyata menghasilkan ROI yang nilainya relatif stabil walaupun nilainya mengalami penurunan dari tahun ke tahun,akan tetapi penurunan tersebut menunjukkan jumlah yang tidak signifikan.